Sie haben einen Erstbetreuer und ggf. einen Zweitbetreuer gefunden, die Betreuungsvereinbarung unterschrieben, das Exposé vorbereitet? Dann können Sie den nächsten Schritt tun und sich als Doktorand:in einschreiben.

Allgemeine Hinweise zur Antragsstellung

• Checkliste zur Antragstellung beachten.
• Formulare nicht handschriftlich, sondern am PC ausfüllen.
• Alle Unterlagen müssen zweifach beim Promotionsverband eingereicht werden:

1. Postalisch an Promotionsverband Baden-Württemberg, Hospitalstr. 8, 70174 Stuttgart
2. Digital in einem pdf an info@promotionsverband-bw.de unter dem Betreff "Antrag auf Annahme"

• Nur vollständige Unterlagen, einschließlich aller geforderten Anlagen, können bearbeitet und an den Promotionsausschuss weitergegeben werden!
• Aktuelle Antragsformulare von der Webseite des Promotionsverbands nutzen. 

Die Anträge werden chronologisch bearbeitet. Die formale Überprüfung im Vorfeld einer Ausschusssitzung, die erforderlichen Vorbereitungszeiten der Promotionsausschussmitglieder unter Berücksichtigung der Bereitstellungsfristen (2 Wochen vor Sitzung) sowie die unterschiedliche Komplexität der jeweiligen Anträge nimmt Zeit in Anspruch. Über den Antrag entscheidet der Promotionsausschuss in der Regel spätestens in der zweiten auf die Registrierung folgenden Sitzung.

Anlagen zum Antrag auf Annahme

1. Antrag auf Annahme (unterschrieben)
2. Unterschriebene Betreuungsvereinbarung
3. Nachweise über Studienzeiten (i.d.R. Studienverlaufsbescheinigung. Dabei müssen die immatrikulierten Semester ersichtlich sein, dies kann beispielsweise eine Exmatrikulationsbescheinigung sein. Wichtig ist, dass auch das erste immatrikulierte Semester an einer Hochschule damit belegt ist, unabhängig davon, ob Sie dieses Studium beendet haben oder nicht)
4. Abschlusszeugnis Studium (i.d.R. Master/Staatsexamen) in Urschrift oder in beglaubigter Abschrift
5. Kopie der Hochschulzugangsberechtigung (keine beglaubigte Kopie notwendig)
6. Tabellarischer Lebenslauf (deutsch oder englisch)
7. Kopie Personalausweis oder Reisepass
8. Bei ausländischen Abschlusszeugnissen ist ggf. ein Diploma Supplement oder ein vergleichbares Dokument einzureichen, aus welchem eine Beschreibung des Hochschulabschlusses, die damit verbundenen Qualifikationen und das angewendete Notensystem hervorgeht. Deutsch- oder englischsprachige Abschlusszeugnisse sind als beglaubigte Kopie einzureichen. Haben Sie Schwierigkeiten, beglaubigte Kopien erneut zu erhalten, legen Sie eine Notiz bei, dass Sie die beglaubigten Kopien zurückerhalten möchten. Liegen Dokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache vor, sind amtlich beglaubigte Übersetzungen beizubringen. Zusätzlich können Sie eine Zeugnisbewertung des ZAB (https:// zab.kmk.org/en/statement-comparability) als weitere Anlage einreichen. Bei Bedarf kann dies nachgefordert werden.
9. Beschreibung Einbindung in das Forschungsprojekt (max. 1 DIN A4 Seite; von der Erstbetreuung zu erstellen). Falls unzutreffend, stattdessen schriftliche Begründung von der Erstbetreuung.
10. Exposé inkl. ausgearbeitetem Zeitplan (Hierfür unbedingt Hinweise zum Exposé beachten)

Zu Punkt 3: Es müssen alle Semester für die man an einer Hochschule immatrikuliert war, ersichtlich sein, auch bei Wechsel/Abbruch (Nachweis entweder durch Studienverlaufsbescheinigung oder Exmatrikulationsbescheinigung).

Zu Punkt 4: Die Gesamtnote „gut“ ist Voraussetzung für die Zulassung. Diese wird auf dem Zeugnis ausgewiesen. Üblicherweise werden Abschlüsse bis zur Note 2,5 mit „gut“ ausgewiesen. Dies wird aber individuell von den Hochschulen selbst festgelegt. 

Zu Punkt 5: Hochschulzugangsberechtigung (auch ausländische) reicht in Kopie, muss nicht beglaubigt werden.

Zu Punkt 9: Formulierung als Freitext (keine Vorlage vorhanden): Einbindung in das Forschungsprojekt (Finanzierung), Einführung in die Scientific Community, Erläuterung, wie die Promotion in den Kontext passt, Sicherstellung einer guten Betreuung, soll Promotionsvorhaben greifbarer machen.

You have found a first supervisor and, if necessary, a second supervisor, signed the supervision agreement, prepared the research proposal? You are now ready to take the next step and register as a doctoral candidate.

General information on submitting an application

•  Follow the application checklist.
•  Do not fill out forms by hand, but on the PC.
• All documents must be submitted to the doctoral association in duplicate:

1. By post to Promotionsverband Baden-Württemberg, Hospitalstr. 8, 70174 Stuttgart 
2. Digitally in a pdf to info@promotionsverband-bw.de with the subject “Application for acceptance”

• Only complete documents, including all required attachments, can be processed and forwarded to the doctoral committee!
• Use the current application forms from the website of the doctoral association. 

The applications are processed chronologically. The formal review prior to a committee meeting, the required preparation times of the doctoral committee members, taking into account the deadlines (2 weeks before the meeting) and the varying complexity of the respective applications take time. The doctoral committee usually decides on the application in the second meeting following registration at the latest.

Attachments to the application form for admission

1. Application for admission (signed) 
2. Signed supervision agreement
3. Proofs of periods of study (generally the confirmation of periods of study (Studienverlaufsbescheinigung). The enrolled semesters must be clearly indicated; this can be, for example, a certificate of disenrollment. It is important that the document also verifies your first semester of enrollment at a university, regardless of whether you completed the program or not.)
4. Degree certificate (generally master’s degree) (original or notarized copy)
5. Copy of the higher education entrance qualification (notarized copy not necessary)
6. Curriculum vitae (German or English)
7. Copy of ID card or passport
8. In the case of foreign Master's certificates, please provide a Diploma Supplement or a comparable document. This document should provide a description of the degree, the qualifications associated with it, and the grading system used. Certificates issued in German or English must be submitted as certified copies. If you have difficulty obtaining certified copies again, please include a note indicating that you would like the certified copies returned to you. Documents that are not in German or English must be submitted as officially certified translations. Additionally, you may submit a certificate evaluation from ZAB (https://zab.kmk.org/en/statement-comparability) as an additional attachment. This may be requested if necessary.
9. Description of involvement in the research project (max. 1 DIN A4 page; to be prepared by the primary supervisor). If not applicable, a written explanation from the primary supervisor is required instead.
10. Research proposal, including a timeline (Please note the information on the proposal) 

Regarding point 3: All semesters for which you were enrolled at a university must be visible, even in the event of a change/termination (proof either by certificate of study progress or certificate of exmatriculation).

Regarding point 4: An overall grade of 'good' is required for admission. This is indicated on the certificate. Normally, grades up to 2.5 are accepted as 'good'. However, this is determined individually by the universities themselves.

Regarding point 5: A copy of the university entrance qualification (also foreign) is sufficient, does not have to be notarized.

Regarding point 9: Formulation as free text (no template available): Involvement in the research project (funding), introduction to the scientific community, explanation of how the doctorate fits into the context, ensuring good supervision, should make doctoral projects more tangible.